Privacyverklaring

Deze verklaring beschrijft hoe wij (DM-LINE BV, met zetel te Hoogkamerstraat 337 bus 9, 9140 Temse en met als ondernemingsnummer BE 0454.833.592 (hierna ook “DM-LINE” of “we/wij/ons/onze” genoemd)) persoonsgegevens verwerken in de context van onze activiteiten ten aanzien van derden.

DM-LINE streeft ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) en de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

DM-LINE treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Europese Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

Indien u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens binnen DM-LINE, kunt u contact met ons opnemen via de hieronder vermelde contactgegevens.

Doorheen deze Verklaring worden verschillende begrippen gebruikt uit het wetgevend kader voor gegevensbescherming. Deze begrippen worden hierna kort toegelicht.

Algemene Verordening Gegevensbescherming: de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. Deze Verordening wordt vaak ook GDPR genoemd (General Data Protection Regulation) en in het Nederlands afgekort als de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon van wie gegevens worden verwerkt.

Gegevensbeschermingsautoriteit: de ‘opvolger’ van de Privacycommissie onder de Wet Verwerking Persoonsgegevens. De Gegevensbeschermingsautoriteit is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de grondbeginselen van de bescherming van de persoonsgegevens.

Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken: twee of meer ondernemingen die gezamenlijk de doeleinden (‘waarom’) en de middelen (‘hoe’) van de verwerking van persoonsgegevens bepalen.

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (en dus geen rechtspersoon).

Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Ook gepseudonimiseerde gegevens die door het gebruik van aanvullende gegevens aan een natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld, zijn dus persoonsgegevens.

Anonieme gegevens, die op geen enkele wijze nog kunnen worden gelinkt aan een persoon, vallen niet onder de Verordening Gegevensbescherming.

Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

In de context van haar activiteiten verwerkt DM-Line persoonsgegevens. De juridische grondslag (‘rechtsgrond’) waarop DM-Line zich beroept is telkens aangegeven bij de verwerking, alsook de categorieën van gegevens en de verwerkingsdoeleinden.

3.1 Klantenbeheer

Wanneer u een offerte opvraagt of een overeenkomst met DM-Line sluit, zal zij uw gegevens verwerken.

Categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: bv. naam, e-mail, telefoonnummer, adres, klantnummer
• Financiële gegevens: bv. gekozen betaalwijze, factuuradres, IBAN (rekeningnummer), BIC (bankcode), kredietkaartgegevens
• Aankoopgegevens: bestelnummer, details over aangekochte producten/diensten, factuuradressen

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:

DM-Line verwerkt deze gegevens zodat zij de diensten die zij verstrekt in het kader van de overeenkomst met haar klanten kan uitvoeren. De gegevens zijn noodzakelijk om offertes en overeenkomsten te kunnen opmaken en uitvoeren, om de klant op de hoogte te kunnen brengen van het beoogde tijdstip van de levering enzovoort. Hiervoor baseert DM-Line zich op de rechtsgrond contractuele noodzaak. Dit wil zeggen dat zij deze gegevens nodig heeft om maatregelen te nemen die aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaan of dat deze gegevens noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan een overeenkomst waarbij de betrokkene (de klant) partij is.

Daarnaast verwerkt DM-Line deze gegevens voor facturatie- en boekhoudingdoeleinden (waarvoor wij ons baseren op wettelijke verplichting) en om zich te verweren tegen gerechtelijke acties (op basis van ons gerechtvaardigd belang bestaande uit het recht op een doeltreffende voorziening in rechte).

3.2 Relatie met freelancers, onderaannemers, partners & leveranciers

In het kader van haar relatie met freelancers, onderaannemers, partners en leveranciers verwerkt DM-Line mogelijk persoonsgegevens van (de medewerkers van) leveranciers en onderaannemers.

Categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: bv. naam, e-mail en/of telefoonnummer
• Betalingsgegevens
• Professionele gegevens

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:

DM-Line verwerkt deze gegevens zodat de overeenkomst die zij met haar leverancier/partner/freelancer/onderaannemer… heeft gesloten op een normale wijze kan worden uitgevoerd. Hiervoor baseert DM-Line zich op de rechtsgrond contractuele noodzaak. Dit wil zeggen dat zij deze gegevens nodig heeft om maatregelen te nemen die aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaan of dat deze gegevens noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan een overeenkomst waarbij de betrokkene (de leverancier/onderaannemer) partij is.

Daarnaast verwerken we deze gegevens voor facturatie- en boekhoudingdoeleinden (waarvoor we ons baseren op wettelijke verplichting) en om ons te verweren tegen gerechtelijke acties (op basis van ons gerechtvaardigd belang bestaande uit het recht op een doeltreffende voorziening in rechte).

3.3 Behandelen van vragen

Uw persoonsgegevens worden eveneens door DM-Line verwerkt indien u ons via het contactformulier op de website, per e-mail of telefonisch een vraag stelt.

Categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: bv. naam, e-mailadres en telefoonnummer
• Woningkenmerken
• Aankoopgegevens: bv. details over aangekochte producten

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:

DM-Line verwerkt deze gegevens om uw vragen of opmerkingen te behandelen en u te contacteren met het antwoord hierop. Hiervoor baseert zij zich op de rechtsgrond gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om vragen en opmerkingen op adequate wijze te behandelen. Wanneer je een vraag stelt voor meer informatie over ons dienstenaanbod, kadert deze verwerking in de mogelijke sluiting van een overeenkomst en baseren we deze verwerking op de rechtsgrondslag contractuele noodzaak. Ook wanneer u via de website een brochure aanvraagt zullen wij, behalve indien u eveneens toestemming voor direct marketing geeft, uw gegevens enkel gebruiken om je aanvraag te kunnen behandelen, waarvoor we ons baseren op de rechtsgrond gerechtvaardigd belang.

3.4 Online afsprakentool

Via de website kan u een afspraak aanvragen in een toonzaal of op locatie.

Categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: bv. naam, e-mailadres en telefoonnummer
• Woningkenmerken

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:

DM-Line verwerkt deze gegevens om uw afspraak in te plannen voor het bespreken van jouw interieurproject. Hiervoor baseert DM-Line zich op de rechtsgrond contractuele noodzaak. Dit wil zeggen dat zij deze gegevens nodig heeft om maatregelen te nemen die aan de mogelijke sluiting van de overeenkomst voorafgaan.

3.5 Direct marketing

Sommige gegevens van (potentiële) klanten worden door DM-Line gebruikt voor direct marketingcommunicatie.

Categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: bv. naam, e-mailadres en telefoonnummer
• Mogelijk: aankoopgegevens

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:

De persoonsgegevens van bestaande klanten van wie DM-Line de elektronische contactgegevens heeft verkregen in het kader van de verkoop van een product of dienst kunnen door DM-Line worden gebruikt voor de promotie van soortgelijke producten of diensten die de onderneming levert. Voor deze verwerking baseert DM-Line zich op haar gerechtvaardigd belang, zoals voorzien in de ‘soft opt-in’-uitzondering uit artikel 13, lid 2 van de e-Privacyrichtlijn.

Voor het overige kan DM-Line, indien zij hiervoor uw toestemming heeft verkregen, uw persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over haar onderneming en over nieuwe diensten, voor het werven van nieuwe klanten, om klanten of prospecten uit te nodigen voor evenementen (ter promotie van onze organisatie), om te informeren over gerichte aanbiedingen die mogelijks tegemoetkomen aan uw interesses en voor het versturen van nieuwsbrieven.

3.6 Werving en selectie

Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens over u indien u voor een functie bij DM-Line solliciteert.

Categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens
• Gegevens in verband met opleiding en vorming
• Gegevens in verband met beroep en betrekking
• Vrijetijdsbesteding en interesses
• Psychische gegevens: bv. informatie over persoonlijkheid en/of karakter
• Beeldopnames: bv. de foto op uw cv
• Specifiek: gegevens uit cv’s en motivatiebrieven.

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:

Deze gegevens worden enkel verwerkt in het kader van uw sollicitatie voor een functie binnen DM-Line, om uw sollicitatie te registreren, de geschiktheid van u als kandidaat na te gaan, u desgevallend te contacteren voor een gesprek, zich te verweren tegen gerechtelijke acties tegen haar op basis van de aanwervingsprocedure en u te contacteren bij eventuele toekomstige vacatures.

Voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor de registratie van uw sollicitatie baseert DM-Line zich op de juridische grondslag contractuele noodzaak, die bestaat uit het treffen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Om de geschiktheid van u als kandidaat na te gaan en u te contacteren voor een gesprek, heeft DM-Line een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om u te beoordelen alvorens zij u een jobaanbieding doen. Voor het gebruik van uw gegevens om u te contacteren bij eventuele toekomstige vacatures zal DM-Line steeds uw toestemming vragen. Tot slot baseert DM-Line de verwerking (bewaring) van uw gegevens om zich te verweren tegen gerechtelijke acties op basis van de aanwervingsprocedure op haar gerechtvaardigd belang, namelijk het recht op een doeltreffende voorziening in rechte.

3.7 Reviews

Bij het plaatsen van reviews op onze website en/of sociale mediakanalen worden gegevens van klanten verwerkt.

Categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens
• Aankoopgegevens
• Beeldopnames

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:

Deze reviews worden geplaatst omwille van commerciële en communicatieve doeleinden. Concreet wensen we hiermee aan klantbinding te doen, alsook nieuwe klanten te werven. Aan de hand van deze reviews willen we potentiële klanten overtuigen van de meerwaarde die we kunnen bieden. Deze verwerking is gebaseerd op je toestemming. We zullen dan ook enkel reviews plaatsen als je hiermee hebt ingestemd.

3.8 Camerabewaking

Categorieën van persoonsgegevens:

• Beeldopnames.

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:

DM-Line maakt gebruik van camerabewaking om misdrijven tegen personen of goederen te voorkomen, vast te stellen of op te sporen. Deze verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang, namelijk het beveiligen van de onderneming.

Bijkomende informatie over de verwerking van persoonsgegevens door DM-Line:

Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij gebreke aan verstrekking van de vereiste gegevens kan de relatie niet worden voortgezet.

DM-LINE bewaart en verwerkt gegevens slechts voor de periode die noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring opgenomen doeleinden. In bepaalde gevallen worden gegevens langer bewaard, zodat wij kunnen voldoen aan wettelijke vereisten of met het oog op haar verdediging in rechte.

4.1 Klantenbeheer

Bepaalde basisinformatie over de klanten (zoals overeenkomsten en financiële gegevens) bewaart DM-LINE tot tien jaar na het einde van de relatie, omwille van mogelijke rechtsvorderingen en op basis van wettelijke verplichtingen. Deze bewaringstermijn hanteert DM-LINE met als doel zich in rechte te kunnen verdedigen.

4.2 Relatie met leveranciers & onderaannemers

Bepaalde basisinformatie over leveranciers (zoals overeenkomsten en financiële gegevens) bewaart DM-LINE tot tien jaar na het einde van de relatie, omwille van mogelijke rechtsvorderingen en op basis van wettelijke verplichtingen. Deze bewaringstermijn hanteert DM-LINE met als doel zich in rechte te kunnen verdedigen.

4.3 Behandelen van vragen

We bewaren uw gegevens gedurende een redelijke termijn, in overeenstemming met onze doeleinden gerelateerd aan het adequaat beantwoorden van uw vragen.

4.4 Online afsprakentool

We bewaren uw gegevens gedurende een redelijke termijn na de afspraak, indien de afspraak geen aanleiding geeft tot het sluiten van een overeenkomst met DM-LINE.

4.5 Direct marketing

Als u zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief van DM-LINE of op een andere wijze toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van gericht promotiemateriaal, bewaart DM-LINE deze toestemming en de bijhorende persoonsgegevens voor 5 jaar. Als u voorafgaand aan het einde van deze termijn uw toestemming intrekt, zal DM-LINE uw persoonsgegevens niet langer bewaren. De termijn van 5 jaar geldt ook ten aanzien van persoonsgegevens van klanten die op basis van het gerechtvaardigd belang van DM-LINE (de ‘soft opt-in’-uitzondering) gericht promotiemateriaal ontvangen, tenzij zij voor het einde van deze periode bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens voor direct marketing. DM-LINE heeft er echter wel belang bij om uw intrekking te bewaren, zodat zij weet dat u liever geen gericht promotiemateriaal meer ontvangt.

4.6 Werving en selectie

Indien u na een sollicitatie aangeworven wordt, bewaart DM-LINE uw gegevens tot 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst.

Indien u na een sollicitatie niet wordt aangeworven, bewaart DM-LINE uw gegevens tot 5 jaar na het einde van de aanwervingsprocedure om zich te kunnen verweren tegen gerechtelijke acties op basis van de aanwervingsprocedure. Als u toestemming heeft gegeven, bewaart DM-LINE uw persoonsgegevens om met u contact te kunnen opnemen bij eventuele toekomstige vacatures tot 1 jaar na het einde van de aanwervingsprocedure.

4.7 Reviews

We bewaren je gegevens gedurende een redelijke termijn, in overeenstemming met onze doeleinden gerelateerd aan het plaatsen van reviews.

4.8 Camerabewaking

We beperken de bewaartermijn van de camerabeelden – zoals wettelijk voorgeschreven – tot één maand, behalve als de beelden een bijdrage kunnen leveren tot het bewijzen van een misdrijf, van schade of van overlast of tot het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer.

De gegevensbeschermingswetgeving buiten Europa biedt niet noodzakelijk hetzelfde niveau van bescherming als de Europese wetgeving. Indien dit het geval is zal DM-LINE stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens op gepaste wijze worden beschermd, beveiligd en vertrouwelijk worden gehouden. Dat betekent dat DM-LINE derden verzoekt de, door de Europese Commissie goedgekeurde, standaardcontractbepalingen te ondertekenen, dit om te garanderen dat uw persoonsgegevens op dezelfde wijze worden beschermd als het geval zou zijn indien zij werden verwerkt binnen de EER.

U kunt contact met ons opnemen indien u meer informatie wenst over het mechanisme dat we gebruiken bij het doorgeven van uw persoonsgegevens buiten de EER.

Wij doen een beroep op een aantal technische verwerkers voor de verwerking van bestanden en dossiers, waarmee de nodige verwerkingsovereenkomsten werden overeengekomen.

Gegevens van klanten (met name identificatiegegevens) worden mogelijk gedeeld met leveranciers, freelancers of onderaannemers van DM-LINE, in het kader van de uitvoering van de overeenkomst (bv. voor het onderhoud van DM-LINE Peukenzuilen op locatie).

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u, als betrokkene, een aantal rechten toe met betrekking tot uw persoonsgegevens. De uitoefening van deze rechten is door de Algemene Verordening Gegevensbescherming evenwel onderworpen aan bepaalde voorwaarden.

7.1 Het recht op inzage in uw persoonsgegevens

Een verzoek tot inzage in uw persoonsgegevens laat u toe om uw persoonsgegevens in te kijken. Op basis van dit recht mag u een kopie vragen van de gegevens die DM-LINE van u bijhoudt. Dit stelt u in staat om de rechtmatigheid van de verwerkingsactiviteit te controleren en na te kijken of de gegevens wel correct zijn.

7.2 Het recht op verbetering van uw persoonsgegevens

U hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

7.3 Het recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan uw specifieke situatie (‘recht van bezwaar’)

Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heeft u te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke marketing.

In andere gevallen kunt u, wanneer de verwerking steunt op het gerechtvaardigd belang, zich verzetten tegen de verwerking op grond van omstandigheden eigen aan uw specifieke situatie (dit vereist een bepaalde motivering). In sommige gevallen kan DM-LINE aantonen dat zij een rechtsgrond heeft om uw informatie te verwerken die boven uw rechten en vrijheden staat. In dat geval moet DM-LINE, als verantwoordelijke, aantonen waarom uw gegevens mogen worden verwerkt.

7.4 Het recht op gegevenswissing en het recht om vergeten te worden

U kunt verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen indien geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken.

Het recht op gegevenswissing is niet absoluut. U kunt het uitoefenen in een van de volgende limitatieve gevallen:

• De persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;
• DM-LINE verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig;
• DM-LINE moet de persoonsgegevens wissen door een wettelijke verplichting;
• U trekt de toestemming in;
• U hebt met succes uw recht van verzet tegen de verwerking uitgeoefend.

In bepaalde gevallen mag DM-LINE weigeren om uw persoonsgegevens te wissen. In dergelijk geval zal DM-LINE u daarover informeren wanneer u een verzoek tot gegevenswissing doet.

7.5 Het recht om uw toestemming op elk ogenblik in te trekken

Indien DM-LINE zich baseert op uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken, heeft u het recht om die toestemming op elk ogenblik in te trekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is gebeurd voor u uw toestemming hebt ingetrokken.

7.6 Het recht op beperking van de verwerking

Een beperking van de gegevensverwerking houdt in dat de verwerking ‘bevriest’: DM-LINE mag de persoonsgegevens alleen nog maar opslaan en moet alle andere verwerkingsactiviteiten stopzetten.

U hebt recht op een beperking van de persoonsgegevensverwerking wanneer:

• U wil dat de correctheid van de gegevens wordt nagegaan;
• De verwerking onrechtmatig is;
• DM-LINE de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar u deze wel nog nodig hebt voor de uitoefening van een rechtsvordering;
• U uw recht van bezwaar uitoefent, maar DM-LINE gaat na of ze daar gehoor aan kan geven.

7.7 Het recht op dataportabiliteit

Het recht op dataportabiliteit stelt u in staat om persoonsgegevens te verkrijgen en te hergebruiken voor andere diensten. U kan dit recht enkel uitoefenen indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of indien deze noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract dat DM-LINE met u heeft. Bovendien heeft dit recht enkel betrekking op persoonsgegevens die u zelf hebt verstrekt en is dit recht enkel van toepassing op digitale informatie.

7.8 Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

U hebt het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (‘GBA’).

Alvorens klacht in te dienen, moedigt DM-LINE u aan om contact met haar op te nemen om een snelle oplossing voor uw klacht te kunnen vinden.

7.9 De uitoefening van uw rechten

Als u één van uw rechten wilt uitoefenen en/of meer informatie wilt over uw rechten, kan u steeds contact met DM-LINE opnemen via bovenstaande contactgegevens.

Wanneer DM-LINE redelijke twijfels heeft omtrent uw identiteit, kan om bijkomend bewijs van uw identiteit gevraagd worden.

DM-LINE probeert op uw verzoek te reageren binnen een tijdspanne van één maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken kan die termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. In geval van dergelijke verlenging zal u daarvan binnen één maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte gebracht worden.

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij u hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.

Laatste wijziging: 26 september 2024